Bei der täglichen Arbeit entstehen laufend neue digitale Dokumente, Dateien und Daten. Durch Stellenwechsel, organisatorische Veränderungen oder fehlende klare Ablagestrukturen werden diese oftmals unsystematisch auf Laufwerken, SharePoint, eigenen DMS oder anderen digitalen Ablageorten gespeichert. Mit der Zeit entstehen dadurch unübersichtliche Ordnerstrukturen, Dubletten und veraltete Dateien. Wichtige Unterlagen können nur mit grossem zeitlichen Aufwand gefunden werden und wertvoller Speicherplatz wird unnötig beansprucht.
Die Erfahrung hat gezeigt, dass auch eine einmal geschaffene, klare digitale Ablagestruktur regelmässig überprüft und nachgeführt werden muss. Durch kontinuierliche Nachführungsarbeiten können veraltete oder doppelte Dokumente bereinigt, Ablagestrukturen angepasst und die langfristige Übersichtlichkeit und Zugänglichkeit der digitalen Unterlagen sichergestellt werden.
Damit eine regelmässige und fachmännische Betreuung der digitalen Ablagen optimal auch über mehrere Jahre koordiniert werden kann, empfiehlt sich der Abschluss eines Nachführungsvertrags.