Besonders wichtige Dokumente werden zum Schutz auf Mikrofilm archiviert. Bekanntestes Beispiel hierfür dürfte der Schweizer Bundesbrief sein.
Nachstehend eine kleine Auswahl der Anwendungsbereiche:
Protokolle sind hand-, computer- oder maschinengeschriebene Unikate die zum Schutz gebunden werden. Der Verlust eines einzigen Bandes oder einzelner Seiten durch Entwendung, unkontrollierter Ausleihe oder einem Brandfall kann verheerende Folgen haben.
Dank einer Sicherheitsverfilmung werden Original und Mikrofilm räumlich getrennt. Im Falle von Datenverlusten auf dem Server oder nach Elementarschäden können problemlos Digitalisate und Ausdrucke hergestellt werden. Sämtliche Unterschriften oder Beglaubigungen behalten dabei ihre Gültigkeit.
Diese Lösung ist preiswerter als zum Beispiel sicherheitshalber einen zweiten Band extern einzulagern.
Mit der Bezeichnung Grundbuchplan ist meist die amtliche Vermessung gemeint. Sie dient als Grundlage für z.B. Leitungskataster, Baubewilligungen, etc. Damit später Veränderungen dokumentiert sind, empfiehlt es sich diese Grundlagen periodisch auf Mikrofilm zu sichern.
Mikroverfilmte Pläne können problemlos an verschiedenen Standorten archiviert werden, sind langlebig und ohne technische Hilfsmittel lesbar. Im Katastrophenfall stehen sie deshalb sicher und zuverlässig zur Verfügung.
Unterlagen auf die häufiger zurückgegriffen wird, leiden mit der Zeit. Das ständige auf- und zu falten lässt die Bruchstellen immer dünner werden. Möglicherweise können Risse entstehen und Informationen verloren gehen.
Werden die Unterlagen sichereitsverfilmt, kann problemlos ein neues Exemplar ausgedruckt werden wenn das Original unleserlich wird.
Auch auf ältere Verträge muss teilweise häufiger zurückgegriffen werden. Oftmals ist auch gar nicht bekannt, was alles zu seiner Zeit vertraglich geregelt wurde.
Die Unikate werden deshalb Mikroverfilmt und das Original wieder im Archiv eingelagert. Um nebst der Sicherheit auch die Produktivität der Mitarbeiter zu steigern, können die Verträge auch digital aufbereitet werden. So können die gesuchten Unterlagen schnell und zuverlässig am Bildschirm abgerufen werden – der Weg ins Archiv entfällt.
Wertvolle Unikate können auch nach Jahrzehnten von grosser Bedeutung sein. Licht, Temperaturschwankungen oder das Anfassen ohne Handschuhe können den Originalen schaden.
Angefangen von reinen Verfärbungen bis hin zu Eselsohren können das Dokument unwiederbringlich beschädigen. Werden die Unterlagen Sicherheitsverfilmt, kann das Original sicher im Archiv untergebracht werden. Allfällige Arbeitsexemplare werden bei Bedarf digitalisiert.
In regelmässigen Abständen müssen die Zivilstandsregister gesichert werden. Aufgrund der aktuellen gesetzeslage kann von einer reinen digitalen Datensicherung abgeraten werden.
Mit einer Sicherheitsverfilmung können sowohl die wertvollen, handbeschriebenen grossen Bände, als auch die PC-Karteien gesichert werden. Werden die Unterlagen zusätzlich digital aufbereitet muss auch auf die heutige Technik und das somit wirtschaftliche Arbeiten nicht verzichtet werden.
Vorgehen
Nach vollendeter Mikroverfilmung werden die Originalbestände wieder ins Archiv integriert. Sollte das Original vernichtet oder verlegt werden, können jederzeit wahlweise Arbeitsfichen, Rückvergrösserungen auf Papier oder digitale Files hergestellt werden. Durch die aktuelle Gesetzgebung wird der Aufzeichnung auf Mikrofilm unter bestimmten umschriebenen Bedingungen die gleiche Beweiskraft zuerkannt wie dem Original. Unterschriften und Behördenstempel behalten somit ihre Gültigkeit.