Der Mikrofilm ist eines der ältesten, heute noch verwendeten Archivierungsmedien.
Nachstehend einige Informationen zum analogen Medium Mikrofilm:
- 1839 wurden bereits erste mikrographische Fotografieversuche getätigt
- Sichere Archivierung durch geographische Trennung von Original und Kopie
- Dossiers können laufend ergänzt werden
- Erfüllt alle aktuellen rechtlichen Bestimmungen
- Ca. 9.5-mal höhere Auflösung als digitale Daten (Auflösung 600 x 600 dpi)
- Ohne elektronische Hilfsmittel lesbar
- Kann bei Bedarf jederzeit digitalisiert werden
- Mutwillige Manipulationen sind sicht- und nachweisbar
- Ist dem Original gleichzustellen
(d.h. zum Beispiel notariell beglaubigte Unterschriften sind immer noch gültig) - Lebensdauer von über 500 Jahren
(Langzeittests bestätigen weit über 1500 Jahre)
Platzersparnis
Als Einsatzbereich des Mikrofilms lassen sich grundsätzlich zwei Anwendungsgruppen unterscheiden:
Ersatzverfilmung
Für Dokumente auf welche häufig zurückgegriffen und lange aufbewahrt werden müssen empfiehlt sich eine Verfilmung. Nach Kontrolle auf Lesbar- und Vollständigkeit werden die Originale vernichtet. Sie erhalten die Informationen auf Mikrofilm und optional in digitaler Form zurück.
Durch die aktuelle Gesetzgebung wird der Aufzeichnung auf Mikrofilm unter bestimmten umschriebenen Bedingungen die gleiche Beweiskraft zuerkannt wie dem Original. Unterschriften und Behördenstempel behalten somit ihre Gültigkeit.
Sicherheitsverfilmung
Besonders wichtige Dokumente werden zum Schutz auf Mikrofilm archiviert. Bekanntestes Beispiel hierfür dürfte der Schweizer Bundesbrief sein.
Nach vollendeter Mikroverfilmung werden die Originalbestände wieder ins Archiv integriert. Sollte das Original vernichtet oder verlegt werden, können jederzeit wahlweise Arbeitsfichen, Rückvergrösserungen auf Papier oder digitale Files hergestellt werden. Durch die aktuelle Gesetzgebung wird der Aufzeichnung auf Mikrofilm unter bestimmten umschriebenen Bedingungen die gleiche Beweiskraft zuerkannt wie dem Original. Unterschriften und Behördenstempel behalten somit ihre Gültigkeit.
Gerne übernehmen wir die fachgerechte Lagerung von Originalmikrofilmen. Dabei wird nicht unterschieden, ob die Filme durch uns oder durch eine Drittfirma erstellt wurden.
Die Originale werden in speziellen Datenschutztresoren der Güteklasse S120DIS aufbewahrt. Die Brandprüfung erfolgte nach VDMA 14991 mit dem Prüfvermerk RAL-RG 626/7.
Die Originale bleiben Eigentum des Kunden. Es werden keine Informationen an Dritte, ohne einen schriftlichen Auftrag, unterzeichnet durch eine autorisierte Person, weitergegeben.
Jährlich werden sämtliche Jackets gezählt und auf den Zustand hin überprüft. Die visuelle Kontrolle erstreckt sich auf die Materialbeschaffenheit und allfällige Verfärbungen der Originalfilme, welche unerwünschte chemische Reaktionen anzeigen würden. Jeweils Mitte Jahr wird die Tresorierungsgebühr zusammen mit Definitionen über Art und Anzahl der Fichen versandt.
Sämtliche Details wie Zugriffsberechtigungen, Haftung im Verlustfall, Aufbewahrungsdauer etc. werden in einem Vertrag schriftlich festgehalten.