Nachführungsarbeiten

Bei Stellenwechseln oder wenn der Platz in den Büros knapp wird, werden die Unterlagen oftmals im Archiv deponiert. Aus zeitlichen Gründen, werden Ordner und Schachteln ohne Sachlogik im Archivraum deponiert. Dieses Vorgehen wird schnell von anderen Mitarbeitern kopiert. Die Folge davon: ein unübersichtliches, überstelltes Archiv. Wichtige Unterlagen können – wenn überhaupt – nur mit grossem zeitlichen Aufwand gefunden werden. Das Archiv verwahrlost zusehends.

Die Vergangenheit hat oft gezeigt, dass die einmal geschaffene Grundordnung im Archiv durch regelmässige Service- und Nachführungsdienstleistungen erhalten werden kann und wilde Deponien nachhaltig verhindert werden.

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Die Nachführhrungsarbeiten lassen sich dabei in verschiedene Kategorien einteilen:

Im Büro werden täglich etliche Dokumente neu angefertigt. Das Original wird meist per Post versandt, eine Kopie sicherheitshalber in der Registratur abgelegt. So füllt sich im Laufe eines Jahres die Ablage Tag für Tag. Platz wird zur Mangelware. Damit unaktuelle Schriftstücke ins Archiv überführt werden und so Platz geschaffen wird für die Neuen, empfiehlt sich eine jährliche Nachführung.

Aus Kostengründen wird nicht der Inhalt von jedem Dossiers auf ihre Aktualität überprüft, sondern nur diejenigen, welche viel Platz wegnehmen. Dank diesem Vorgehen wird sichergestellt, dass Vorlagen von Schriftstücken im Büro verbleiben, welche nur alle drei oder vier Jahre benützt werden. Der unnötige Weg ins Archiv entfällt.

Eine minimale Aufbewahrungsfrist schreibt das Schweizerische Obligationenrecht mit zehn Jahren vor. So lange können die Dokumente jedoch nur in den wenigsten Fällen im Büro bleiben. Daher werden auch Dokumente wie Begleitbriefe, Entwürfe oder Bestätigungsschreiben ins Archiv überführt. Diese sind jedoch nur in den wenigsten Fällen auch in zehn oder gar zwanzig Jahren noch nützlich. Dennoch nehmen sie wertvollen Archivplatz weg. Damit zum einen die gesetzliche Aufbewahrungsfrist eingehalten werden kann und der wirtschaftliche Gedanke nicht zu kurz kommt, werden Schriftstücke aus der Registratur in eine provisorische Ablage abgelegt. Die Mappen werden nur mit Bleistift beschriftet, Sichtmäppchen oder Büroklammern nicht entfernt. Nebst dem Kostenvorteil können so bei Bedarf komplette Dossiers aus dem Archiv geholt werden, ohne dass jedes Schriftstück einzeln herausgenommen werden muss.

Je nach Umfang des Budgets werden am Ende der Arbeiten mehr oder weniger provisorische Ablagen aufgelöst und ins definitive, historische Archiv überführt. Dabei wird darauf geachtet, dass die aufgearbeiteten Bestände möglichst grosse Platzreserven schaffen.

Die definitiv aufgearbeiteten Dossiers werden mit Etiketten versehen und in speziell zur Langzeitarchivierung geeigneten Einlagemappen und Archivschachteln abgelegt. Das optische Erscheinungsbild ist besonders wichtig. Es soll über mehrere Jahre identisch aussehen. Denn nur wenn ein Archiv gepflegt wirkt, schätzen die Mitarbeiter das Archiv. So wird sichergestellt, dass zum Beispiel entnommene Schriftstücke eher zum Orignalablageplatz zurückgebracht wird und nicht achtlos ins Regal gelegt wird. Die schnelle Auskunftsbereitschaft im Archiv wird so sichergestellt.

Die mögliche Archivraumknappheit wird bei Gemeindefusionen häufig unterschätzt. Plötzlich müssen teils riesige Bestände von einem Archiv in ein anderes Archiv überführt werden. Die Kosten sind gross. Damit sich das Verwaltungspersonal auch im neuen Archiv schnell wieder zurechtfinden kann, müssen die Archive teilweise zusammengelegt, teilweise abgeschlossen werden.

Aus wirtschaftlicher Überlegung wird meist das kleinere  Archiv in das Grössere integriert. Bei der Durchsicht der kleineren Aktenbestände werden überalterte Informationen vernichtet, aktuelle unter ausscheiden von allfälligen Doppeln archiviert. Schriftgut bei welchem die gesetzliche Aufbewahrungsfrist noch nicht abgelaufen ist, darf nicht kassiert werden. Dennoch macht es keinen Sinn, zum Beispiel Entwürfe oder Begleitschreiben in das neue Archiv zu integrieren. Eine befristete Ablage eignet sich ebenfalls nicht. Denn das würde bedeuten, das nach einigen Jahren erneut sämtliche Unerlagen gesichtet werden müssten.

In einem Kassationsarchiv werden Bestände, welche verwaltungstechnisch unrelevant sind, jedoch die Kassationsfrist noch nicht abgelaufen ist, in speziellen Archivschachteln archiviert. Diese werden  mittels einer Klebeetikette beschriftet. Der Inhalt kann anschliessend ungesichtet im Jahr x vernichtet werden.

Ein Kassationsarchiv bietet sich zum Beispiel auch an, wenn ein neuer Archiv- und Registraturplan eingeführt und das aktuelle Archiv abgeschlossen wird.

Archive sollen nicht nur allen rechtlichen Aspekten Rechnung tragen, sie sind auch historisch wertvoll. Zum einen geben sie Auskunft über die Entwicklung einer Gemeinde und zum anderen zeigen sie auch den technischen Fortschritt. Zum Beispiel Baubewilligungsdossiers: Früher wurden diese mühevoll per Hand geschrieben, Pläne aufwendig gezeichnet. Heute werden die Dossiers elektronisch ausgefüllt, Pläne per Knopfdruck angefertigt. Bald jedes Dossiers enthält mehr oder weniger Fotos oder  Farbmuster. Während früher selbst grösste Bauten mit ein paar wenigen Schriftstücken bewilligt wurden, ist heute bald jedes Dossiers drei oder mehrere Zentimeter dick. Wie diese Entwicklung in den nächsten Jahren weitergeht weiss keiner genau.

Um diese Entwicklungen auch in den nächsten Jahren und Jahrzehnten weiter verfolgen zu können, ist es wichtig, historisch wertvolle Unterlagen optimal zu archivieren. Tierische Schädlinge, Licht oder zu feuchte Luft zerstören Papier mit zunehmendem Alter immer mehr. Informationen verblassen bis ins unleserliche, ganze Schriftstücke verfallen. Nur wenn ein Archiv regelmässig gewartet wird, können allfällige Probleme frühzeitig erkannt und fachmännisch dagegen vorgegangen werden.

In einem historischen Archiv werden sämtliche Unterlagen in speziellen Materialen archiviert welche der ISO-Norm 9706 entsprechen. Mit Hilfe von Archivverzeichnissen und einem Archivhandbuch werden sämtliche Bestände erfasst. Für besonders wertvolle Unterlagen empfiehlt sich zusätzlich eine Sicherheitsverfilmung.

Damit eine regelmässige und fachmännische Archivbetreuung optimal auch über mehrere Jahre koordiniert werden kann, empfiehlt sich der Abschluss eines Nachführungsvertrags.

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