Ordnungssystem

Ordnungssystem

DIE Schriftgut- und Informationsverwaltung schlechthin gibt es nicht. Jede Einzelne ist eine individuelle Konstruktion, die sich den jeweiligen Bedürfnissen anpasst.

Der Weg zum geordneten Archiv braucht ein gutes Konzept und etwas Ausdauer. Eine Kombination von Willen zur Ordnung und ein sachlogisches System mit Computerunterstützung sollen möglichst wirtschaftlich verknüpft werden. Ziel sollte sein, die Altablage im Archiv und die aktuelle Ablage in der Registratur vollumfänglich zu erschliessen.

Oftmals erfüllen Teilbereiche des bereits eingeführten Systems die obenerwähnten Kriterien. Eine Reorganisation reicht deshalb oft aus. Dabei sollten gewisse Gesichtspunkte nicht ausser acht gelassen werden:

Ein optimaler Archiv- und Registraturplan erfüllt folgende Kriterien:

  • Das Ordnungssystem passt sich optimal an die Denk- und Arbeitsweise des Benutzers an.
  • Signaturen und andere Systemkomponenten müssen kompatibel zu den verbreitetsten Informatiksystemen sein.
  • Das Ordnungssystem soll flexibel sein. Neuerungen können schnell und ohne viel Aufwand angepasst werden.
  • Jeder Titel muss mittels Zusatzsystem stark ins Detail aufteilbar sein, ohne dass der Überblick verloren geht.
  • Die detaillierte Aufteilung soll sich vorwiegend nach den Vorstellungen des Benutzers richten und fehlertolerant sein.
  • Das System muss auch von unterschiedlichen Personen einheitlich interpretiert werden können.
  • Darstellung und Interpretation des Systems müssen vordergründig einfach sein.

Ordnungssysteme bestehen aus Registraturplan und Schlagwortregister.

Registraturplan

Schlagwortregister

Der Registraturplan ist nach einzelnen Sachgebieten geordnet. Mit Hilfe von weiteren Untertiteln und allfälligen Zusatzsystemen können so sämtliche, in einer Verwaltung anfallenden Unterlagen sachlogisch zugeteilt werden. Die Logik wird sowohl in der Registratur als auch im Archiv eingeführt.

Grundsätzlich wird jeder Plan individuell nach Kundenwünschen ausgearbeitet um auch Eigenheiten erfassen zu können. Eine für alle gültige Standardlösung des Registraturplanes existiert nicht.

Eine Revision des Planes wird je nach Wachstum der Organisation oder grundlegenden Änderungen im Sprachgebrauch / Gesetzliche Bestimmungen alle 10 bis 15 Jahre fällig.

Zur digitalen Darstellung des Registraturplanes am Bildschirm eigenet sich die Software ProtoTOP. Das Modul RP wurde speziell zur Ansicht des Archiv- und Registraturplanes entwickelt.

Der Archiv- und Registraturplan kann auch als Ordnerliste im Explorer dargestellt werden. Dies ermöglicht es, digitale Schriftstücke nach derselben Sachlogik abzulegen. Der grosse Vorteil ist, dass Dokumente von der Erstellung bis zur dauernden Archivierung immer am selben Platz abgelegt werden können.

Das alphabetische Schlagwortregister ist ein einfaches Hilfsmittel für die Erschliessung des Archiv- und Registraturplans. Begriffe werden einer bestimmten Signatur zugeteilt, so können auch Verwaltungsneulinge problemlos und schnell die richtige Signatur finden. Bei einer Systemrevision werden allfällige Ergänzungen kontrolliert und integriert.

  • Registraturplan & Archivhandbuch
    Registraturplan & Archivhandbuch

Mittels einer langjährigen Zusammenarbeit kann Schritt für Schritt das Optimum herausgeholt werden. Im Laufe der Zeit können zum Beispiel folgende Teilbereiche des Archivs in einem Archivhandbuch erschlossen werden.

Archivhandbuch: Definition

& Inhalt

Täglich produzieren und empfangen wird Dutzende oder gar Hunderte von Dokumenten auf Papier oder in elektronischer Form. Diese Informationen müssen stukturiert und übersichtlich verwaltet werden, um einerseits den gesetzlichen Anforderungen Folge zu leisten und andererseits eine reibungslose Geschäftstätigkeit zu gewährleisten.

Mit Hilfe eines Archivhandbuchs werden sämtliche Verzeichnisse welche für die optimale Archivbewirtschaftung erstellt wurden zentral gesammelt. Allfällige Änderungen oder Erweiterungen können so auf einfache Weise ausgetauscht werden, der Ordner wird stets aktuell gehalten. Das Archivhandbuch ist ein Nachschlagewerk. Es bleibt im Archiv und ist so auch den Aufsichtsbehörden frei zugänglich.

Generell lassen sich zwei Arten von Urkunden unterscheiden:

  • Urkunden auf Pergament
  • Verträge auf Papier

Urkunden hatten besonders in der Vergangenheit einen grossen Stellenwert. Sie waren teilweise prunkvolle Schriftstücke mit aufwendig gestalteten Siegeln. Auch heute noch sind einige der Unikate sehr wertvoll und sollten möglichst sicher verwahrt werden.

Besonders alte Dokumente leiden oftmals unter einer nicht fachgerechten Archivierung. Ein Ausbleichen der Schrift oder Papierzerfall sind mögliche Folgen.

Mit Hilfe einer Katalogisierung werden sämtliche Urkunden- und Vertragsbestände erfasst und nach Sachgebieten analog den Signaturen im Archiv- und Registraturplan eingeteilt. Die Originale werden dabei nicht beschädigt oder andersweitig verändert. Die Ablage erfolgt in speziellen Materialien welche die ISO-Norm 9706 erfüllen.

Ein übersichtliches Verzeichnis im Handbuch gibt Auskunft über Art und Inhalt der einzelnen Urkunden / Verträge. Weitere Daten können nach Absprache mit erfasst werden.

Damit diese Unikate auch für die Nachkommen noch von Nutzen sein können empfiehlt sich zusätzlich eine Sicherheitsverfilmung. Durch die geografische Trennung von Original und Mikrofilm sind die Unterlagen vor dauerhaftem Verlust optimal geschützt.

Auf Wunsch können die Bestände auch zusätzlich digital aufbereitet werden.

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Akten gliedern:

  • Bestände vor 1798
  • Bestände nach 1798

Aufsichtsbehörden legen in den letzten Jahren immer mehr Wert auf eine möglichst lückenlose Aufzeichnung der Archive. Besonders bei alten oder abgeschlossenen (Teil-) archiven wird immer häufiger ein Archivverzeichnis gewünscht.

Ein Archivverzeichnis beinhaltet neben Signatur und Text eine weitere Spalte in welcher das Datum der dort abgelegten Dokumente erfasst wird. Diese Art der Erfassung ist sehr zeitintensiv und macht bei einem laufenden, täglich genutzen Archiv nur wenig Sinn. Um aktuell zu bleiben müsste dieses Verzeichnis nach jedem Gang ins  Archiv überarbeitet werden. Um unnötige Kosten zu vermeiden werden Archivverzeichnisse nur in abgeschlossenen Archiven eingesetzt. Ein Archiv gilt als abgeschlossen wenn beispielsweise eine Gemeindefusion durchgeführt wurde oder ein komplett neuer Archiv- und Registraturplan eingeführt wurde.

Aus Kostengründen ist es oftmals nicht möglich, ein Archiv innert einem Jahr vollständig aufzuarbeiten und abzuschliessen. Zusammen mit dem Auftraggeber wird daher ein Mehrjahresplan inklusive Kostenfolge ausgearbeitet. Gemäss den Budgetvorgaben wird so laufend Signatur für Signatur aufgearbeitet. Das heisst, verwaltungstechnisch unwichtige oder überholte Unterlagen werden vernichtet, historisch wichtige Dokumente hingegen fachmännisch archiviert und im Archivverzeichnis erfasst. Die jeweils aktuellste Version des Verzeichnisses wird im Handbuch abgelegt. So können sich auch Aufsichtsbehörden laufend ein Bild über den Stand der Arbeiten machen.

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Rechnungen unterscheiden:

  • Bestände vor 1798
  • Bestände nach 1798

In einem Rechnungsverzeichnis werden sämtliche Jahresrechnungen und Voranschläge erfasst. Einzelne Rechnungsgruppen werden dabei separat erfasst und mit Signaturen versehen. Die Signaturen werden dabei nicht auf die Rechnung selber geschrieben sondern auf speziellen Mappen zur Langzeitarchivierung gedruckt. Die gewünschte Rechnung kann so bei Bedarf schnell und zielsicher aus dem Archiv geholt werden. Ein zeitaufwendiges Suchen entfällt.

Ein Rechnungsverzeichnis wird periodisch nachgeführt. Die jeweils letzte Version wird im Archivhandbuch abgelegt. Allfällige fehlende Jahrgänge werden erfasst und dem Kunden mitgeteilt. Sollten die fehlenden Unterlagen zu einem späteren Zeitpunkt auftauchen, können diese problemlos ins System aufgenommen und am richtigen Ort eingefügt werden ohne dass die Altbestände erneut überarbeitet werden müssen.

Grundsätzlich lassen sich zwei Arten von Bänden unterteilen:

  • Bestände vor 1798
  • Bestände nach 1798

Als Band werden zum Beispiel hand- oder maschinengeschriebene Unikate von Protokollen beschlussfähiger Gremien verstanden. Diese müssen handwerklich eingebunden und katalogisiert werden.

Bände werden analog der Sachlogik des Registraturplans eingeteilt und im Verzeichnis inklusive der Stückzahl erfasst. Das periodisch nachgeführte Verzeichnis wird im Archivhandbuch abgelegt und dient als Nachschlagewerk. Bände können so zielgerichtet mittels der Signatur, welche unten auf dem Buchrücken angebracht wird, bei Bedarf aus dem Archiv geholt werden. Bei alten Beständen wird die Signatur mittels  spezieller Etiketten aufgeklebt, bei neu eingebundenen Bänden direkt auf den Rücken geprägt.

Zum Schutz der einzelnen Protokollbände empfiehlt sich eine Sicherheitsverfilmung. Im Verlustfall kann eine rechtsgültige Kopie des Bandes hergestellt werden.

In einem Planverzeichnis werden nicht die Pläne in den Baubewilligungsdossiers katalogisiert, sondern auf Leinwand aufgezogene oder als Blaupausen gerollt gelagerte Unterlagen. Vorhandene Pläne werden in einem Verzeichnis nach Objekt geordnet. Zusätzlich werden verschiedene Daten ab Plan erfasst und ins Verzeichnis integriert. Die Pläne werden mit einer Etikette versehen um eine zuverlässige Rückführung der benötigten Pläne ins Archiv zu ermöglichen.

In den meisten Fällen werden Planverzeichnisse nur bei abgeschlossenen Bauetappen erstellt. So können kostspielige Mehrfachkorrekturen auf ein Minimum reduziert werden. Eine Erweiterung des Verzeichnisses ist jederzeit problemlos möglich. Ein Ausdruck des aktuellen Verzeichnisses wird im Archivhandbuch abgelegt.

Je nach Beschaffenheit der Pläne und des Archivs werden die Unterlagen gerollt in Planboxen, auf A4 gefaltet in Archivschachteln oder mittels einer Spezialaufhängung in der Compactusanlage aufbewahrt. Sämtliche verwendeten Materialien sind speziell für die Langzeitarchivierung entwickelt worden und entsprechen der ISO-Norm 9706.

Zum Schutz der Originalpläne können wichtige Unterlagen sowohl digital aufbereitet als auch historisch mittels Mikrofilm archiviert werden.

In die Kategorie Drucksachen zählen Schriftstücke wie zum Beispiel publizierte Jahresberichte, kantonale Richtlinien oder eigens herausgegebene Zeitungen. Zur besseren Übersicht werden die Drucksachen nach einzelnen Sachgebieten geordnet und  in speziellen Archivschachteln für die dauernde Aufbewahrung archiviert.

Da Drucksachen teilweise auch öffentlich zugänglich sind, wird vorgängig festgelegt, wie viele Exemplare pro Ausgabe abgelegt werden.

Ist ein Drucksachenverzeichnis erstmals erstellt, so werden oftmals keine, respektive nur noch wenige Ergänzungen nötig. Denn einmal in die Liste aufgenommen, werden nachfolgende Unterlagen nur noch nach der richtigen Signatur abgelegt. Eine kostspielige Überarbeitung ist nicht mehr nötig.

Das aktuelle Drucksachenverzeichnis wird jeweils im Archivhandbuch abgeheftet. So können die nötigen Informationen schnell und direkt im Archiv nachgeschlagen werden.

Damit die täglich entstehende Papierflut von den Archiven aufgenommen werden kann, müssen alte oder überholte Dokumente vernichtet werden. Dies ist jedoch nicht immer ganz einfach, da die einzelnen Schriftstücke unterschiedliche Kassationsfristen haben. Diese Fristen werden von unterschiedlichen Gremien festgelegt und können jederzeit überarbeitet werden. Die grosse Herausforderung besteht somit darin, stets die aktuellen Fristen zu kennen. Dies ist für das interne Verwaltungspersonal meist nicht ganz einfach. Als Hilfsmittel wird daher eine Kassationsliste eingesetzt. Nebst den rechtlichen Fristen werden hier weiterführende Bestimmungen zusammen mit dem Verwaltungspersonal festgelegt und schriftlich fixiert. So kann sichergestellt werden, dass die Unterlagen stets nach denselben Richtlinien bearbeitet werden.

Als Aufbewahrungsfrist bei den Akten dient in den meisten Fällen der Art. 962 des schweizerischen Obligationenrechts. In Abschnitt C wird die Dauer der Aufbewahrungspflicht näher umschrieben. Desweiteren fliessen Fristen von diversen Kreisschreiben, Musterregistraturplänen von Staatsarchiven sowie verwaltungsinterne Richtlinien und Empfehlungen zur Aufbewahrung mit ein.

Damit die Kassationsliste allgemein zugänglich ist, ist sie Bestandteil des Archivhandbuchs. Allfällig überarbeitete Versionen müssen so nur an einem Ort ausgetauscht werden, was Folgekosten möglichst klein hält.

Aus Kostengründen werden meist nicht alle Verzeichnisse in einem Jahr erstellt. Auf dem Registerblatt werden jedoch sämtliche Punkte vorgedruckt. Neuerstellte Listen oder schriftlich festgehaltene Absprachen können so schnell ergänzt werden. Diese Art der geordneten Informationsverwaltung dient auch der Rechtssicherheit. Selbst Verwaltungsneulinge finden sich so im Archiv schnell zurecht. Dadurch ist der Zugriff auf jede Art von Dokumenten zuverlässig und rationell möglich.

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