Täglich produzieren und empfangen wird Dutzende oder gar Hunderte von Dokumenten auf Papier oder in elektronischer Form. Diese Informationen müssen stukturiert und übersichtlich verwaltet werden, um einerseits den gesetzlichen Anforderungen Folge zu leisten und andererseits eine reibungslose Geschäftstätigkeit zu gewährleisten.
Mit Hilfe eines Archivhandbuchs werden sämtliche Verzeichnisse welche für die optimale Archivbewirtschaftung erstellt wurden zentral gesammelt. Allfällige Änderungen oder Erweiterungen können so auf einfache Weise ausgetauscht werden, der Ordner wird stets aktuell gehalten. Das Archivhandbuch ist ein Nachschlagewerk. Es bleibt im Archiv und ist so auch den Aufsichtsbehörden frei zugänglich.