Jedes Jahr wird es fällig – das Binden der Protokolle. Doch bis es so weit ist, muss eine ganze Reihe an Vorarbeiten ausgeführt werden.

Zum Schutz der hand-, computer- oder maschinengeschriebenen Unikate müssen die losen Blätter gebunden werden. Der Verlust eines einzigen Bandes oder einzelner Seiten durch Entwendung, unkontrollierter Ausleihe oder einem Brandfall kann verheerende Folgen haben.

Machen Sie sich unsere langjährige Erfahrung rund ums Protokoll zunutze und verschaffen Sie sich Luft für Ihr angestammtes Tagesgeschäft.

Wählen Sie aus folgenden Dienstleistungen die für Sie passende Kombination selber aus.

  • Bandarchiv
    Bandarchiv

Wir übernehmen für Sie:

Auf Wunsch erstellen wir zu jedem einzelnen Geschäft einen Protokollauszug ab den digitalen Protokollen, wahlweise in Ihre Dokumentenvorlage oder als Blankofile. Die einzelnen Auszüge können problemlos als Word oder PDF-File ins Softwaretool ProtoTOP eingelesen oder als einzelne Files in Ihr bestehendes DMS eingefügt werden.

Senden Sie uns die einzelnen Protokolle via Mail und erhalten Sie nach der Verarbeitung umgehend die einzelnen Auszüge per Mail zurück oder laden Sie die Files über unseren FDP-Server herunter. Die entsprechenden Zugangsdaten werden per Mail zugestellt.

All unsere Mitarbeiter unterliegen generell der Schweigepflicht, sensible Daten sind somit kein Problem. Digitale Datensätze werden nach Abschluss der Arbeiten bei uns endgültig gelöscht.

Gleichzeitig mit dem Erstellen der Auszüge empfiehlt es sich das jeweilige Protokollregister nachzutragen.

Gemäss einschlägigen Vorschriften müssen Protokolle beschlussfähiger Gremien mittels eines Registers erschlossen sein. Besonders bei personellen Engpässen wird jedoch das Erfassen der Beschlüsse oftmals „vergessen“. Ein passendes Zeitfenster zur Nachregistrierung fehlt.

Damit die Protokolle dennoch regelmässig gebunden werden können, erstellen wir auf Wunsch und nach Weisung die Register. All unsere Mitarbeiter unterliegen generell der Schweigepflicht, sensible Daten sind somit kein Problem. Die Daten können wahlweise ab den digitalen Daten erstellt werden oder wenn diese nicht mehr vorhanden / lesbar sind, ab Papier. So können auch alte Pendenzen problemlos aufgearbeitet werden. Digitale Datensätze werden nach Abschluss der Arbeiten bei uns endgültig gelöscht.

Protokollregisterauszug

 

 

Die Erfassung erfolgt mittels der betriebseigenen Software ProtoTOP.

 

 

Nach Abschluss der Registrierung können die Daten entweder:

  • als pdf-Dokument zugestellt werden (Digital)
  • in Papierform ausgedruckt werden
  • in Papierform ausgedruckt werden und mit eingebunden werden (Mikroverfilmung optional)
  • Daten in die Software ProtoTOP eingelesen werden (Bedingung: Sie verfügen über die aktuelle Version vom ProtoTOP – Modul PR)

Wir übernehmen auch weitere Arbeiten rund ums Protokoll. Diese könnten zum Beispiel das Aussortieren von Unterlagen sein, die nicht eingebunden werden sollen (zum Beipiel Sitzungseinladungen) und / oder das Entfernen von Sichtmappen oder Bostitchklammern. Bei all unseren Dienstleistungen rund ums Protokoll sind 30 Minuten dieser Arbeiten inklusive.

Sofern dies gewünscht wird, drucken wir Ihre Protokolle zum Einbinden auch auf weisses, 80 gr Papier aus, welches der ISO-Norm 9706 entspricht. Bitte bedenken Sie hier, dass die Protokolle im Original unterschrieben sein sollten. Das heisst, die einzelnen Protokolle müssten nach dem Binden noch durch Sie unterzeichnet werden.

Protokolle beschlussfähiger Gremien sollten zum Schutz auf Mikrofilm archiviert werden. Nach vollendeter Mikroverfilmung werden die Originale gebunden und wieder ins Archiv integriert. Sollte das Original vernichtet oder verlegt werden, können jederzeit Rückvergrösserungen ab dem Mikrofilm erstellt werden.

Weitere Informationen finden sie hier…

Nach Abschluss der Vorarbeiten werden die Protokolle handwerklich mit Vergévorsätzen vorgeklebt, klebegebunden, kapitalt und zu Büchern von maximal rund 350 Blatt gebunden.

Dabei können folgende individuelle Wünsche berücksichtigt werden.

Weitere Informationen finden Sie hier…

Bei Abschluss eines Abonnements «Protokoll» erhalten Sie 5 % Rabatt sofern der vorlaufende Band des entsprechenden Gremiums bereits durch uns verarbeitet wurde. Allfällige Änderungen im Leistungspaket können jederzeit vorgenommen werden.

Je nach Umfang der Arbeiten rechnen wir mit einer Verarbeitungsdauer von zwei bis acht Wochen. Der gewünschte Verarbeitungszeitraum kann durch Sie gewählt werden. All unsere Mitarbeiter unterliegen generell der Schweigepflicht, sensible Daten sind somit kein Problem.

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