In der heutigen Zeit möchte man immer mehr Informationen direkt über den Arbeitplatz abrufen. Da der Desktop jedoch nur eine beschränkte Anzahl an Icons übersichtlich darstellen kann, sollten einzelne Programme möglichst „platzsparend“ zusammengefasst werden. Unser INDIVIKAR-Tool vereint genau diese beiden Aspekte.
Mit einem Doppelklick auf das auf dem Desktop befindenden Icon öffnet sich das INDIVIKAR-Tool.
Sobald das ganze Tool geladen ist, öffnet sich der Anmeldebildschirm. Sobald User und Passwort eingegeben wurden, öffnet sich eine übersichtliche Darstellung des Tools.
Über das modular aufgebaute Tool können problemlos Registraturpläne, Verzeichnisse, Protokollregister, Geschäftskontrollen oder digitale Datenablagesysteme abgerufen werden.
Module können jederzeit erweitert und neue Verzeichnisse hinzugefügt werden. Bei zusätzlichen Modulen oder Updates stehen die zuvor erfassten Daten auch nach dem Vorgang noch zur Verfügung. Eine Beschränkung an Eintragungen besteht nicht.
Sofern mehrere Registraturpläne hinterlegt wurden, können diese mittels des Dropdown-Menüs ausgewählt werden.
Links werden sämtliche Haupttitel angezeigt.
In der Mitte die Detailtitel des markierten Haupttitels.
Rechts die dazugehörigen Schlagworte. Diese können dank diverser Filterfunktionen weiter eingeschränkt werden.
Mit Hilfe des Schlagwortmanagers können eigene Schlagworte hinzugefügt, geändert oder gelöscht werden. Da die Datenbank auf dem Server abgelegt wird, können künftige Systemrevisionen einfach durchgeführt werden. Am Stamm können keine veränderungen vorgenommen werden.
Registraturplan
Während das Archivhandbuch als analoges Nachschlagewerk im Archiv deponiert wird, kann dank dem Archivverzeichnis-Tool schnell und einfach nach bestimmten Bänden, Plänen oder Rechnungen etc. gesucht werden.
Die Verzeichnisse können zug um zug hinzugefügt oder ergänzt werden.
Sofern mehrere Verzeichnisse hinterlegt wurden, können diese mittels des Dropdown-Menüs ausgewählt werden.
Links werden sämtliche Haupttitel des Verzeichnisses angezeigt.
In der Mitte werden die Details inklusive der im Archiv vorhandenen Mengen des markierten Haupttitels aufgeführt.
Rechts die dazugehörigen Schlagworte. Diese können dank diverser Filterfunktionen weiter eingeschränkt werden.
Bandverzeichnis
Mit Hilfe des Modul ProtoTOP können selbst über längere Zeit zuverlässig und umsichtig geführte Protokollregister erstellt werden. Ob Gemeindeversammlung, Gemeinderat oder Kommissionen – jedes Gremium erhält sein eigenes Register mit einheitlicher Erscheinungsform.
Die Protokolle können weiter wie gewohnt mit dem Schreibprogramm elektronisch erstellt werden. Auf Wunsch können die Formatvorlagen direkt ins ProtoTOP integriert werden. Sie können über den Menüpunkt “Dokumentvorlagen” aufgerufen werden.
Eintrag ins Protokollregister
Signatur, Geschäfts-Nummer und der gewünschte Text wird markiert und mittels der Zwischenspeicher-Funktion (Ctrl + C oder rechte Maustaste “kopieren”) ausgewählt. Mit einem Doppelklick mit der linken Maustaste auf das ProtoTOP Icon in der Schnellstarterleiste öffnet sich das Dialogfeld “Vorschlag zum Eintrag ins Register”.
Bei Bedarf können hier individuelle Ergänzungen oder Korrekturen vorgenommen werden. Damit die Register auch über mehrere Jahre hinweg nach dem gleichen Prinzip aufgebaut sind, empfiehlt es sich, generelle Richtlinen zu erlassen. Diese beinhalten zum Beispiel eine Regelung für Vor- und Nachnamen oder Aussagen über die Länge des Textes.
Auf das Protokollregister kann über den Bildschirm zugegriffen werden. Zur besseren Übersicht wird jeweils nur die gewünschte Signatur angezeigt. Mittels Filterfunktionen können die Anzahl der gezeigten Geschäfte nach Wunsch eingeschränkt werden. Generell können nur die Anträge aus dem gewählten Register angezeigt werden. Ein Umstellen ist jederzeit möglich. Vor dem Erfassen der Einträge empfiehlt sich die Kontrolle des Registers. Es wird in der Kopfzeile angezeigt.
Protokollregister können sowohl über einzelne Titel als auch über das gesamte Register erstellt werden. Die Filterfunktionen sowie die Registereinstellungen werden automatisch übernommen.
Die Ausgabe des Registers erfolgt immer als PDF auf dem Bildschirm. Es kann anschliesend gespeichert oder ausgedruckt werden. Ein Versand per Mail ist ebenfalls möglich.
Weitere Funktionen wie “Suchen”, “Original”, etc. stehen zur Verfügung. Sie werden im Handbuch genauer beschrieben.
Dank der Geschäfts- und Pendenzenkontrolle werden keine Fristen mehr verpasst. Anhand der Signaturen im Archiv- und Registraturplan können auch Aufgaben verwaltungsintern verteilt werden. Dank der einfachen und schnellen Mutationsmöglichkeiten können Änderungen im Personalstamm unkompliziert und selbständig vorgenommen werden.
Geschäftskontrolle
Dank diversen Filtermöglichkeiten kann die Anzahl der angezeigten Geschäfte individuell eingestellt werden. Ausdrucke können einzeln sowohl nach Ressort als auch nach Mitarbeiter erstellt werden. Die Sortierung kann frei gewählt werden.
Mit Hilfe einer übersichtlichen Erfassungsmaske können neue Pendenzen hinzugefügt werden. In verschiedenen Registerkarten können einzelne Felder nach Wunsch selber kreiert und geändert werden.
Über das Kontextmenü in der gewünschten Signatur kann sowohl die eigene Ablage als auch die Abteilungsablage geöffnet werden.
Die gewünschte Signatur wird im Explorer geöffnet. Hier können Dokumente wie gewohnt erstellt und bearbeitet werden.
Grundsätzlich wird nur das Nutzungsrecht an der Software zur Verfügung gestellt. Das heisst, es können keine Installationsdaten abgegeben werden da je nach System und Kundenwünschen individuelle Anpassungen vorgenommen werden müssen. Die Software ist urherberrechtlich geschützt und darf nicht an Dritte weitergegeben werden.
Die INDIVIKAR App wird seit 1994 laufend weiterentwickelt und passt sich neuen IT-Umgebungen an. So kann der Inhouse-Support auch in einigen Jahren noch garantiert werden.
Systemvoraussetzung:
- Betriebssystem: Windows
(Mac und Linux auf Anfrage) - lese- und schreiberechte auf Ablageordner