Für Dokumente auf welche häufig zurückgegriffen und lange aufbewahrt werden müssen empfiehlt sich eine Verfilmung. Nach Kontrolle auf Lesbar- und Vollständigkeit werden die Originale vernichtet. Sie erhalten die Informationen auf Mikrofilm und optional in digitaler Form zurück.
Grundsätzlich kann sämtliches analog oder digitale Schriftgut mikroverfilmt werden. Nachstehend eine kleine Auswahl der häufigsten Anwendungsbereiche:
Die Absenzenlisten, die Zeitzeugen der schulischen Bildung, bedürfen einer dauernden Aufbewahrung. Dieser stetig wachsende Platzbedarf kann in der Praxis nur durch weiteren Archivraum gedeckt werden. Alternativ würde sich hier eine Mikroverfilmung anbieten. Die Absenzenlisten dürfen kassiert werden und die Mikrofilmjackets benötigen keine 5 % des vorherigen Platzbedarfs. Der Bedarf an zusätzlichem Archivraum würde hinfällig.
Für eine bessere Übersicht werden Absenzenlisten und Zeugnisse nach Klassen getrennt verfilmt. Die Reihenfolge wird durch den Kunden bestimmt.
AHV-Abrechnungsbogen müssen bis und mit 1983 dauernd aufbewahrt werden. Dies ist notwendig, weil bis 1983 keine zentrale Erfassung der individuellen Konten erfolgte. Verliert ein AHV-Zahler seinen Ausweis, müssen anhand der verschiedenen Abrechnungsorte seiner ehemaligen Arbeitgeber die eingezahlten Beträge mühsam zusammengetragen werden. Die Arbeitgeber-Abrechnungsbogen sind die einzigen Hilfsmittel, um die genauen Werte zu rekonstruieren.
Durch die jahrzehntelange Benutzung verschleissen die Abrechnungsbogen. Das Ausbleichen der Schrift kann die Information teilweise unleserlich machen. Die Mikroverfilmung bezweckt die Erhaltung der reinen Informationen und spart zudem Platz. Die Karten werden im Normalfall nach Jahrgang und in alfabetischer Reihenfolge verfilmt. Um Kosten zu sparen werden nicht verfilmungswürdige Unterlagen wie Doppel, Entwürfe etc. kassiert.
Auf Grund ihrer dauernden Aufbewahrungspflicht eignen sich Baubewilligungsdossiers hervorragend für eine Mikroverfilmung. Eine grosse Anzahl von Dossiers lässt den Platz im Archiv laufend schwinden. Mit Hilfe einer Mikroverfilmung kann sich der Platzbedarf auf rund 5 % der Originalablage reduzieren. Platz- und allfällige statische Probleme können so gelöst werden.
In Kombination mit einer Digitalisierung erhöht sich die sofortige Verfügbarkeit am Arbeitsplatz. Der Weg ins Archiv entfällt.
Buchhaltungsbelege bieten einen Überblick über den Fluss von finanziellen Mitteln. Neben der obligatorischen Aufbewahrungspflicht sollte deshalb ebenfalls eine dauernde Aufbewahrung in Betracht gezogen werden. Aus diesem Grund bietet sich der Mikrofilm als Alternativmedium zu Papier oder digitalen Daten an. Der Mikrofilm kann mit seiner durch die EMPA (Eidgenössische Materialprüfungs- und Forschungsanstalt) garantierte Haltbarkeit von über 500 Jahren punkten. Die Platzersparnis von 95 % im Vergleich zu einer Papierlösung ist ein weiterer positiver Effekt.
Es ist ebenfalls möglich, Belege welche heute schon rein digital aufbewahrt werden sicherheitshalber auf Mikrofilm zu sichern ohne dass diese vorgängig ausgedruckt werden müssen. So können die heutigen rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden.
Die Zahl der Einbürgerungen hat in den letzten Jahren stetig zugenommen. Aufgrund gesetzlicher Bestimmungen müssen diese Unterlagen dauernd aufbewahrt werden. Hierzu fehlt im Laufe der Zeit unweigerlich der Platz. Um den Platz auf ein Minimum zu reduzieren eignet sich die Mikroverfilmung bestens. Da bei Bedarf jederzeit auf die Dossiers zugegriffen werden muss, muss entweder ein Mikrofilmbetrachtungsgerät oder ein Mikrofilmscanner angeschafft werden. Nebst den Anschaffungskosten müssen diese Geräte regelmässig gewartet werden. Werden die verfilmten Unterlagen jedoch nur sporadisch benötigt, rechnet sich diese Investition nicht. Um Kosten zu sparen und dennoch die Information schnell abrufen zu können, empfiehlt sich vor der Verfilmung die Daten zu digitalisieren. Pro Fall wird ein PDF-Dokument erstellt und im Softwaretool aufbereitet. Weitere Fälle können problemlos hinzugefügt werden. Von einer reinen digitalen Archivierung ist aufgrund rechtlicher Bestimmungen abzusehen.
Während die Einwohner zu Beginn der politischen Gemeinden in ein Buch eingetragen wurden, sind die Niedergelassenen seit einigen Jahrzehnten auf Karteikarten eingetragen. Während dieser Zeit hat sich die Anzahl der einzelnen Karten vervielfacht. Die Einwohnerkontrollkarteien müssen dauernd aufbewahrt werden. Sie dienen als Rekonstruktion von Aufenthaltsdauer und Adressen der einstigen und heutigen Bewohner einer Gemeinde und bilden die Basis für polizeiliche und zivile Ermittlungen.
Die Einwohnerkontrolle gibt auch für historische Studien wertvolle Auskünfte mit detaillierten Hinweisen über die Bewohner.
Durch die jahrzehntelange Benutzung verschleissen die Karten. Das Ausbleichen der Schrift kann die Information teilweise unleserlich machen. Die Mikroverfilmung bezweckt die Erhaltung der reinen Information und spart zudem wertvollen Platz.
Einige Akten aus der Steuerabteilung bedürfen einer sehr langen Aufbewahrungsfrist. Zu diesen Akten zählen nenst den Grundstückgewinnsteuerfällen auch die Steuerinventare. Beide Aktenkategorien müssen mindestens 25 bzw. 30 Jahre aufbewahrt werden. Je nach Kanton kann die Aufbewahrungspflicht noch höher ausfallen. Eine Mikrofilmanwendung kann eine Platzersparnis von ca. 95 % gegenüber den Papierakten erzielen. Eine Lösung welche sich vorallem bei prekären Platzverhältnissen anbietet.
Kontenblätter bieten einen Überblick über den Fluss von finanziellen Mitteln. Neben der obligatorischen Aufbewahrungspflicht von 30 Jahren sollte deshalb ebenfalls eine dauernde Aufbewahrung in Betracht gezogen werden. Aus diesem Grund bietet sich der Mikrofilm als Alternativmedium zu Papier oder digitalen Daten an. Der Mikrofilm kann mit seiner durch die EMPA (Eidgenössische Materialprüfungs- und Forschungsanstalt) garantierte Haltbarkeit von über 500 Jahren punkten. Die Platzersparnis von 95 % im Vergleich zu einer Papierlösung ist ein weiterer positiver Effekt.
Es ist ebenfalls möglich, Kontenblätter welche heute schon rein digital aufbewahrt werden sicherheitshalber auf Mikrofilm zu sichern ohne dass diese vorgängig ausgedruckt werden müssen. So können die heutigen rechtlichen Bestimmungen eingehalten werden. Dies kann besonders bei Systemwechsel wichtig werden. Häufig kann auf Kontenblätter vergangener Jahre nicht zurückgegriffen werden wenn der Softwareanbieter gewechselt wurde oder Lizenzen auslaufen.
Die Personalakten ehemaliger Mitarbeiter nimmt im Archiv oftmals sehr viel Platz weg. Bewerbungsunterlagen, Zwischenzeugnisse, Absenzmeldungen etc. werden bei Austritt meist ungeordnet ins Archiv überführt. Dies, da Mitarbeiter auch Jahre nach deren Austritt ein Arbeitszeugnis respektive eine Arbeitsbestätigung verlangen können.
Aus diesem Grund empfiehlt es sich, einige Unterlagen ehemaliger Mitarbeiter aufzubewahren. Um den Platz auf ein Minimum zu reduzieren eignet sich die Mikroverfilmung bestens. Anstatt die Unterlagen wie bis anhin im Archiv zu lagern, können bei Bedarf selbst grosse Bestände problemlos im Personalbüro gelagert werden. Die Reduktion des erforderlichen Raumvolumens minimiert sich auf rund 5 % der Originalablage.
Einige Akten aus der Steuerabteilung bedürfen einer sehr langen Aufbewahrungsfrist. Zu diesen Akten zählen neben den Steuerinventare auch die Grundstückgewinnsteuerfälle. Beide Aktenkategorien müssen mindestens 25 bzw. 30 Jahre aufbewahrt werden. Je nach Kanton kann die Aufbewahrungspflicht noch höher ausfallen. Eine Mikrofilmanwendung kann eine Platzersparnis von ca. 95 % gegenüber den Papierakten erzielen. Eine Lösung welche sich vorallem bei prekären Platzverhältnissen anbietet.
Mit der Auflösung der Vormundschaftsbehörden wurden die Dokumente der laufenden Fälle an die zuständigen KESB übergeben. Abgeschlossene Fälle werden weiterhin in den Archivräumen der Gemeindebehörde aufbewahrt. Das Aktenvolumen der Dokumente mit einer 50-jährigen Aufbewahrungsfrist kann mittels Einsatz von Mikrofilm massiv minimiert werden.
Auch für die KESB welche eine hohe Anzahl an einzelnen Fallakten führen muss, bietet der Mikrofilm die Möglichkeit, den Platzbedarf in den Archiven zu reduzieren. Mikrofilmjackets sowie Diazokopien können bei Bedarf problemlos erweitert werden, ohne das bereits verfilmte Unterlagen erneut bearbeitet werden müssen. Parallel zur Mikrofilmarchivierung können die Bestände problemlos digital aufgearbeitet werden. Die digitalen Daten dienen jedoch nicht der Langzeitarchivierung, sondern erhöhen lediglich die Auskunftsbereitschaft am Bildschirm. Der Weg ins Archiv entfällt, die Produktivität der Mitarbeiter steigt.
Mit Hilfe einer Ersatzverfilmung schaffen Sie sofort bis zu 95 % mehr Platz in Ihrem Archiv. Leer gewordene Archivschachten können erneut verwendet werden was wiederum die Materialkosten massiv senkt. Dank der digitalen Aufbereitung der Unterlagen entfällt der Weg ins Archiv, was die Produktivität der Mitarbeiter steigert.
Vorgehen
Die zur Verfilmung freigegebenen Unterlagen werden nach Wunsch und Absprache aufgearbeitet und für die Verfilmung bereitgestellt.
Unterlagen bis Format A3 werden auf 16mm-Rollfilm aufgenommen. Grössere Schriftstücke werden jeweils mit einer Fläche im Format A0 auf 35mm-Rollfilm verfilmt. Die Reihenfolge kann frei gewählt werden. Dank einer fortlaufenden Nummerierung ist eine schnelle Kontrolle auf Vollständigkeit möglich.
Nach der Verfilmung werden die Filme auf A6-grosses Mikrofilm-Jacket abgefüllt. Eine individuelle Beschriftung der Jackets ermöglicht eine schnelles zurechtfinden.
Die Original-Jackets werden in speziellen Datentresoren bei uns eingelagert. Einzelheiten hierzu werden im Tresorierungsvertrag Tresorierungsservice geregelt.
Eine digital aufgearbeitete Version der verfilmten Unterlagen kann im hauseigenen Softwaretool integriert werden. Einzelheiten hierzu finden Sie hier.