Im Laufe der Zeit haben sich die unterschiedlichsten Medien in den Archiven angesammelt. Raritäten wie zum Beispiel Glasbilder, Diaaufzeichnungen oder ganze Gemäldesammlungen sind keine Seltenheit.

Diese Unterlagen fachmännisch zu archivieren ist nicht immer ganz einfach. Die unterschiedlichen Beschaffenheiten der einzelnen Medien lassen teilweise keine andere Wahl als besonders grosse Bestände extern zu lagern. Damit der Wunsch nach einem komplett erfassten Archiv dennoch erfüllt werden kann, können solche Bestände digital erfasst werden und per Mausklick am Bildschirm angezeigt werden. Dadurch kann schnell und bequem in der Vergangenheit geforscht werden und bei Bedarf zielgerecht das richtige Unikat geholt werden.

Eine digitale Ablage lässt sich grundsätzlich mit sämtlichen im Archiv lagernden Unterlagen erstellen. Nachstehend ein paar Beispiele:

  • Urkunde
    Urkunde

Im Laufe der Zeit können Schriftstücke verblassen. Je nach Beschaffenheit des Papiers und der Qualität des Toners / der Tinte kann dieses Phänomen früher oder später auftreten. Dennoch ist die analoge Ablage mittels Papier weitaus sicherer als eine rein digitale Ablage. Zu häufig kann man in den Medien lesen, wie gravierend die Folgen auf Grund von Datenverlusten sein können. Dabei spielt es keine Rolle, ob “nur” das Format unlesbar geworden ist, oder ob ganze Files beim konvertieren verloren gegangen sind. Die wohl grösste Problematik hierbei ist, dass man nicht weiss, was man verloren hat.

Trotz aller möglichen Nachteile erleichtet eine ditiale Ablage die Arbeit ernorm. Informationen können schneller und einfacher per Mausklick gesucht und gefunden werden als wenn die Dossiers im Archiv geholt werden müssen. Besonders bei älteren Dokumenten, welche zum Beispiel noch mit Schreibmaschine oder gar von Hand geschrieben wurden, existieren oftmals keine digitalen Daten.

Dank der heutigen Technik ist ein Scann bis Format A4 meist kein Problem. Qualität und Eigenschaften können frei gewählt werden. Damit die Unterlagen jedoch wirklich wirtschaftlich und effizient genutzt werden können, müssen sie sachlogisch geordnet werden. Dieser Vorgang ist sehr zeitintensiv und wird deshalb teilweise vernachlässigt. Die Dokumente werden endlos gescannt ohne sie zur ordnen oder gar umzubenennen. Mit einer solchen Ablage wird der Arbeitsaufwand auf keinen Fall kleiner. Daher empfiehlt es sich, die Unterlagen zum Beispiel  nach der Sachlogik des Archiv- und Registraturplans oder nach weiteren vordefinierten Kriterien abzulegen. Der Name eines Dokuments sollte ebenfalls möglichst treffend und dennoch kurz gewählt werden. Die Logik soll auch in einigen Jahren noch nachvollziehbar sein. Ziel einer digitalen Ablage soll es sein, über Jahre hinweg ergänzbar zu bleiben.

Da die digitale Ablage meist nicht alle rechtlichen Aspekte für eine Langzeitarchivierung erfüllt, empfiehlt sich weiterhin eine analoge Archivierung. Diese muss nicht zwingend in Papierform sein. Die platzsparende Alternative, die rechtlich dem Original gleichgestellt ist, ist die Mikrofilmarchivierung. Einzelheiten hierzu finden Sie hier.

Das Digitalisieren von grossen Dokumenten wie zum Beispiel Quartierpläne oder Karten ist heute meist ein Problem. Scanner die A3 oder gar A0 formatige Vorlagen digitalisieren können, brauchen viel Platz und sind teuer. Zu teuer wenn sie nur ein paar Mal im Jahr genutzt werden. Dennoch erhöht sich die Auskunftsbereitschaft am Bildschirm enorm wenn ganze Baubewilligungsdossiers oder Katasterpläne per Mausklick angeschaut werden können. Auf diese Weise können problemlos und bequem selbst grössere Mengen an Kartenmaterial zu Aussenterminen mitgenommen werden.

Pläne werden häufig auf Format A4 gefaltet um überhaupt archiviert werden zu können. Diese Sollbruchstellen sind schädlich für das Papier. Im Laufe der Zeit können diese  reissen. Mit Hilfe von Klebstreifen wird dieses Problem schnell gelöst. Für den Augenblick ist das sicherlich die beste Lösung aber mit fortlaufender Alterung des Klebers verlieren die Streifen ihre Weichmacher. Die Folge davon: Verfärbungen auf dem Papier und ablösen der Streifen. Die Verfärbungen können wichtige Teile der Informationen verschwinden lassen – der Plan wird unbrauchbar.

Besonders häufig trifft man die Problematik des Papierzerfalls bei Blaupausen an. Durch die jahrelang gefaltete Aufbewahrung kann der Plan nicht mehr richtig aufgefaltet werden ohne das dieser zerfällt.

Damit die Unterlagen besser geschützt werden, empfiehlt sich daher eine Digitalisierung. Bei Bedarf können neue Ausdrucke hergestellt werden. Dabei spielt es keine Rolle, ob nur Ausschnitte gebraucht werden oder ob ein ganzer Plan benötigt wird.

Da eine rein digitale Ablage rechtlich gesehen nur mit einem hohen finanziellen Aufwand realisierbar ist, empfiehlt sich eine analoge Langzeitarchivierung. Mit den heutigen bekannten Speichermedien ist eine Lesbarkeit über mehrere Jahrzehnte noch nicht lückenlos gewährleistet und auch Datenverluste infolge Konvertierungsarbeiten können nicht vollständig ausgeschlossen werden.

Damit die Unterlagen optimal geschützt werden können, hat sich in den letzten Jahren eine Kombination von digitalen Daten und einer Langzeitarchivierung mittels Mikrofilm, vor  allem im Bereich von Baubewilligungsdossiers, sehr bewährt. Durch die Erschliessung des Bauarchivs mit dem Softwaretool BauTOP wird eine schnelle und wirtschaftliche Arbeitsweise am Arbeitsplatz ermöglicht.  Die gesetzliche Aufbewahrungsfrist wird mittels Mikrofilm problemlos eingehalten.

Ein Buch ist nach traditionellem Verständnis eine Sammlung von bedruckten, beschriebenen, bemalten oder auch leeren Blättern aus Papier oder anderen geeigneten Materialien, die mit einer Bindung und meistens auch mit einem Bucheinband versehen ist.

Zudem werden einzelne Werke oder große Text­abschnitte, die in sich abgeschlossen sind, als Buch bezeichnet, insbesondere wenn sie Teil eines Bandes sind. Das ist vor allem bei antiken Werken, die aus zusammengehörigen Büchersammlungen bestehen, der Fall – Beispiele hierfür sind die Bibel und andere normative religiöse Heilige Schriften, die Aeneis sowie diverse antike und mittelalterliche Geschichtswerke.

Das Buch ist ein Kulturprodukt, das die Überwindung der Illiteralität zur Voraussetzung hat und die Entwicklung der geschriebenen Sprache zur Grundlage nimmt.

Bei optimaler Lagerung können Bücherbestände mehrere hundert Jahre alt sein. Zu einer optimalen Lagerung zählt nebst klimatischen Bedingungen auch die Zugriffshäufigkeit. Häufiges umhertragen und umblättern können Bände beschädigen. Daher empfehlt es sich, auch ältere Bestände digital aufzuarbeiten und die Originale möglichst optimal zu archivieren.

Dank seines grossen Kontrastumfangs war der Diafilm besonders in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts sehr beliebt. Mit diesem Medium konnten erstmals Farbbilder kostengünstig hergestellt werden.

Nur in den seltensten Fällen wurden Dia-Duplikate verwendet. Die Originaldias sind Unikate und sind dem vergleichsweisen hohen Risiko ausgesetzt durch Beschädigungen wie Staub, Fingerabdrücke, Kratzer, Licht oder Feuchtigkeit zerstört zu werden. Wie bei anderen Fotomaterialen besteht die oberste Schicht des Dias aus einer Gelatineschicht. Diese ist für Pilze oder Bakterien sehr anfällig. So können sich im Verlauf von Jahren durch falsche Lagerung Löcher bilden die das Dia zerstören.

Damit die historischen Bilder sicherer aufbewahrt werden können, empfiehlt sich die Digitalisierung der Diaaufnahmen. Die Originale können in speziellen Materialien archiviert werden, welche ein optimales Klima zur Langlebigkeit der Unikate sicherstellt. Je nach Wunsch und Bedürfnis können die Dias mit einer höheren oder tieferen Auflösung gescannt werden. Je nach Ausführung entstehen so grössere oder kleinere Files. Ebenfalls ist es möglich, gewisse Informationen in einem Verzeichnis zu erfassen und zentral abzulegen.

Das Glasbild versteht sich im Unterschied zur architekturbezogenen Glasmalerei als autonomes, künstlerisch gestaltetes, gläsernes Kunstwerk in Form kleinerer Kabinettscheiben. Das transparente Glasbild unterscheidet sich auch bewusst von der im Auflicht erlebten Hinterglasmalerei.

Glasbilder führten über Jahrhunderte ein Schattendasein neben den ehemals hauptsächlich sakralen, seit dem Spätmittelalter oftmals auch profanen, in die Architektur fest integrierten Glasmalereien.

Als künstlerisch eigenständige Form emanzipierte sich das Glasbild in der zweiten Hälfte des 20. Jahrhunderts. Neben den damals üblichen Kabinettscheiben entdeckten Künstler die Vorteile der kleineren und damit handlicheren, architektonisch nicht gebundenen Vorhängescheiben. Oftmals wurden Ausschnitte geplanter Glasmalereien in Form von Probefeldern und Musterscheiben als solche realisiert.

Einzelne Künstler wandten sich vermehrt dem Glasbild als eigenständige Form zu.

Der Mikrofilm ist eines der Ältesten heute noch verwendeten Langzeitarchivierungsmedium. Selbst grosse Mengen an Unterlagen und Schriftstücken können so auf zirka 5 % des Original-Platzvolumens reduziert werden. Neben der Platzersparnis sind die Dokumente auch sicher vor alterungsbedingten Schäden wie verblassen der Schrift, Schimmel oder Ungeziefer.

Der grosse Vorteil von Mikrofilmanwendungen ist, dass sie bei Bedarf jederzeit digitalisiert werden können. So wird sichergestellt, dass die Unterlagen in dem zur Zeit lesbaren Format digitalisiert wird. Die Langzeitarchivierung wird mittels Mikrofilm sichergestellt, die hohe Auskunftsbereitschaft am Bildschirm duch die digitale Ablage. Selbst wenn die digitalen Daten beschädigt oder unleserlich werden, so können problemlos und jederzeit neue Daten angefertigt werden.

Digitalisierungen können wahlweise von Originaljackets oder von Diazokopien hergestellt werden. Die Qualität ist bei den Originaljackets jedoch besser. Bei Digitalisierungen empfiehlt sich der Einsatz eines passenden Softwaretools.

Grundsätzlich können sowohl Farb- als auch Schwarz/Weiss-Mikrofilme digitalisiert werden. Auflösung und Format nach Absprache.

Stiche und Schnitte werden hauptsächlich nach dem Material benannt, mit dem gearbeitet wird, seltener nach anderen Kriterien. Heute finden aber auch andere moderne Materialien für diese Techniken Verwendung:

  • Hochdruckverfahren
  • Tiefdruckverfahren

Während beim Hochdruckverfahren die Erhebungen die Druckfarbe aufnehmen, die auf den Bedruckstoff (meist Papier) durch Aufpressen übertragen wird, übernehmen bei den Tiefdruckverfahren die Vertiefungen diese Funktion.

Häufig sind solche Bestände in Archivräumen vorhanden, jedoch wissen meist nur wenige, dass respektive was alles vorhanden ist. Um hier Abhilfe zu schaffen, werden die Bestände digitalisiert und katalogisiert.

Häufig befinden sich noch viele weitere Unterlagen in Archivräumen wie zum Beispiel Videokasetten, Dioramas oder Fotos. Auch diese Bestände können digitalsiert und auf heute verwendete Medien kopiert werden.

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